Leistungsbeschreibung

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Die RATIOWw-Gutscheinverwaltung ist ein eigenständiges, umfassendes Programm zur Verwaltung Ihrer Gutscheine. Das Programm begleitet Sie vom Verkauf über die Kontrolle bis zur Einlösung Ihrer Gutscheine. Teileinlösungen und Rückerstattungen können berücksichtigt werden. Die Einlösung der Kundengutscheine erfolgt über das Zahlungsfenster und ist somit über alle Module von RATIOWw möglich. Die Gutscheine können auf Ihre bereits vorhandenen Vordrucke ausgegeben werden. Alternativ dazu bietet RATIOsoftware eine individuelle Gestaltung der ausgedruckten Gutscheine an. Weiter besteht auch die Möglichkeit Entschädigungsgutschein zu erstellen. Diese werden dann buchhalterisch als Aufwand behandelt und können auf einem extra Gutscheinkonto verbucht werden.

Gutscheine und Finanzbuchhaltung

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Grundsätzlich kann ein Gutschein in der Finanzbuchhaltung auf verschiedene Arten gebucht werden. Die nachfolgenden Varianten beschreiben die Standardmöglichkeiten die von RATIOsoftware angeboten werden können. Wir können Ihnen das Programm gemäß den Beispielen einstellen. Falls Sie in Ihrem Unternehmen eine andere Vorgehensweise zum Verwalten von Gutscheinen haben, sprechen Sie diese bitte unbedingt vorab mit uns ab. Nur so können wir beurteilen ob unser  Standardprogramm Ihren Wünschen entsprechend eingestellt werden kann.

Variante 1 -  Standardvorgehensweise

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In der Standardvariante werden pro Gutschein in Summe 4 Buchungssätze erzeugt. Diese Variante wird bevorzugt eingesetzt. Sie haben volle Kontrolle über die Bezahlung und Ausgabe des Gutscheins. Es wird beim Käufer des Gutscheins ein offener Posten generiert so lange der Gutschein noch nicht bezahlt wurde. Weiter wird das Gutscheinkonto über ein Verrechnungskonto angesprochen, so dass Sie in der Buchhaltung einen Überblick erhalten welche Beträge an Gutscheinen ausgegeben wurden und welche Beträge eingelöst wurden.

Gutschein Erstellen

Folgende Buchungssätze werden beim Erstellen eines Gutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Kunde kauft Gutschein
   Debitor 10120 an Gutscheinkonto 1791         € 100.--            (Vorgangsnr.: Gutscheinnummer)
   
   
2. Kunde bezahlt Gutschein
   Kasse 1000 an Debitor 10120                        € 100.--            (Vorgangsnr.: Gutscheinnummer)
   

Gutschein Einlösen

Folgende Buchungssätze werden beim Einlösen eines Gutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Verrechnungskonto 1370 an Debitor 10120                  € 100.--            (Vorgangsnr.: Buchungsnummer)
   
   
2. Gutscheinkonto 1791 an Verrechnungskonto 1370       € 100.--            (Vorgangsnr.: Gutscheinnummer)
   
   

Übersicht aller Buchungssätze

Alle erzeugten Buchungssätze in der Übersicht:

Variante 2 -  Entschädigung- / Geschenkgutschein

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Die Entschädigung Gutscheine werden ähnlich verbucht wie in der Standardvariante. Allerdings wird bei dem Empfänger des Gutscheins kein offener Posten generiert, da es sich um einen Entschädigung- / Geschenkgutschein handelt. Der erste Buchungssatz in der Buchhaltung wird direkt auf ein Aufwandskonto gebucht. Z.B. Werbekosten.

Gutschein Erstellen

Folgende Buchungssätze werden beim Erstellen eines Entschädigung / Geschenkgutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Gutschein wird an Kunde ausgegeben

4600 Werbekosten an Verbindlichkeiten aus Gutscheinen 1604                      € 100.-- (Vorgangsnr.: Gutscheinnummer)

Gutschein Einlösen

Folgende Buchungssätze werden beim Einlösen eines Entschädigung / Geschenkgutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Verrechnungskonto 1370 an Debitor 10172                       € 100.--            (Vorgangsnr.: Buchungsnummer)
2. Gutscheinkonto 1604 an Verrechnungskonto 1370            € 100.--            (Vorgangsnr.: Gutscheinnummer)

Übersicht aller Buchungssätze

Alle erzeugten Buchungssätze in der Übersicht:

Variante 3 - mit Transitkonto ohne  offenen Posten Verwaltung

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In einigen Fällen wünscht die Buchhaltung keine weiteren Buchungssätze bzw. eine Offene Postenliste über die ausgestellten Gutscheine.

In diesem Falls kann auch ein Transitkonto für die Gutscheine anlegt werden. Diese dient als Gegenkonto für die Gutscheinausstellung. In diesem Fall wird beim Ausstellen des Gutscheins auf das Transitkonto gebucht und dort alle Gutscheinbeträge gesammelt.

Es kann keine Überprüfung stattfinden ob der Gutschein bezahlt wurde, da keine Zahlung beim Ausstellen des Gutscheins erfasst wird. Dies liegt daran, dass das Transitkonto nicht OPOS-Führend ist.

Gutschein Erstellen

Folgende Buchungssätze werden beim Erstellen eines Gutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Kunde kauft Gutschein
   Transitkonto 1372 an Gutscheinkonto 1791                        € 100.-- (Vorgangnr.: Gutscheinnummer)

Gutschein Einlösen

Folgende Buchungssätze werden beim Einlösen eines Gutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Verrechnungskonto 1370 an Debitor 10107                         € 100.-- (Vorgansgnr.: Buchungsnummer)
   
   
2. Gutscheinkonto 1791 an Verrechnungskonto 1370              € 100.-- (Vorgansgnr.: Gutscheinnummer)

Übersicht aller Buchungssätze

Alle erzeugten Buchungssätze in der Übersicht:

Variante 4 -  „Einfache Buchung“ ohne  offenen Posten Verwaltung

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Es ist ebenfalls möglich die Buchungen der Gutscheine auf ein Minimum zu reduzieren. Hier wird keine „doppelte Buchhaltung“ im klassischen Sinn betrieben. Bei Ausstellen des Gutscheins wird direkt die Kasse angesprochen. Beim Einlösen des Gutscheins wird direkt das Umsatzkonto der Reise angesprochen.

Es kann nur eine Überprüfung stattfinden ob der Gutschein bezahlt wurde, wenn die Zahlung beim Ausstellen des Gutscheins getätigt wird. Das Ausstellen des Gutscheins ist gleichbedeutend mit der Zahlung des Gutscheins an die Kasse.

Gutschein Erstellen

Folgende Buchungssätze werden beim Erstellen eines Gutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Kunde kauft Gutschein
   Transitkonto 1000 an Gutscheinkonto 1791                          € 100.-- (Vorgangnr.: Gutscheinnummer)

Gutschein Einlösen

Folgende Buchungssätze werden beim Einlösen eines Gutscheins in der Ratio-Finanzbuchhaltung erzeugt:

1. Verrechnungskonto 1370 an Reisekonto 7100                    € 100.-- (Vorgansgnr.: Buchungsnummer)
   
   
2. Gutscheinkonto 1791 an Verrechnungskonto 1370             € 100.-- (Vorgansgnr.: Gutscheinnummer)

Übersicht aller Buchungssätze

Konfiguration der Gutscheinverwaltung

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Nachfolgenden finden Sie eine Übersicht welche Einstellungen im Gutscheinprogramm vorgenommen werden müssen.

Bitte prüfen Sie vorab welche der oben genannten Buchungsvarianten für Ihre Arbeitsweise zutrifft.

Sollte die von Ihnen gewünschte Vorgehensweise nicht bei den aufgezählten Möglichkeiten dabei sein, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzten.

Konfiguration Variante 1

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Um das Programm entsprechend zu konfigurieren müssen zunächst alle wichtigen Konten im Kontenrahmen angelegt werden. Bitte beachten Sie dass die Kontierung je nach verwendetem Kontenrahmen abweichen kann. Die nachfolgenden Konten dienen lediglich als Beispiel und sind austauschbar.

Benötigte Konten

Folgende Konten werden benötigt:

1. Gutscheinkonto                                                     Beispiel:           1791    
2. Verrechnungskonto Gutscheineinlösung              Beispiel:           1370

Konten im Kontenrahmen anlegen

Um die Konten im Kontenrahmen anzulegen, öffnen Sie bitte die Gutscheinverwaltung. Im linken Menübereich finden Sie unter Stammdaten den Kontenrahmen. Dort können Sie über „neu“ die entsprechenden Konten anlegen.

Wichtige Einstellungen sind bei den Gutscheinkonten / Verrechnungskonto (1791,1370)

1. Sachkonto
2. Haken „Im Zahlungsfenster anzeigen“

Konten in der Finanzbuchhaltung zuweisen

Nachdem Sie die Konten im Kontenrahmen angelegt haben, müssen Sie diese noch im Gutscheinprogramm zuweisen.

Die Zuweisung erfolgt über den Menüpunkt „Stammdaten“ à „Firmenstamm à „Fibu“

Dort tragen Sie bitte die angelegten Konten in die entsprechenden Felder ein.

Konten als Gutscheinkonto zuordnen

Zusätzlich muss das Gutscheinkonto in den Stammdaten als Gutscheinkonto zugeordnet werden.

Haben Sie das Menü über „Stammdaten“ → „Zuordnen Gutscheinkonten“ geöffnet, können Sie das gewünschte Konto mit dem Pfeilsymbol zuordnen. Rechts ist der Kontenrahmen zu sehen, links die Konten die als Gutscheinkonto definiert wurden.

Konfiguration Variante 2

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Um das Programm entsprechend zu konfigurieren müssen zunächst alle wichtigen Konten im Kontenrahmen angelegt werden. Bitte beachten Sie dass die Kontierung je nach verwendetem Kontenrahmen abweichen kann. Die nachfolgenden Konten dienen lediglich als Beispiel und sind austauschbar.

Benötigte Konten

Folgende Konten werden benötigt:

1. Verbindlichkeiten aus Gutscheinen                             Beispiel:           1604    
   
   
2. Verrechnungskonto Gutscheineinlösung                    Beispiel:           1370
   
   
3. Aufwandskonto „Werbekosten“ o.ä.                            Beispiel:           4600

Konten im Kontenrahmen anlegen

Um die Konten im Kontenrahmen anzulegen, öffnen Sie bitte die Gutscheinverwaltung. Im linken Menübereich finden Sie unter Stammdaten den Kontenrahmen. Dort können Sie über „neu“ die entsprechenden Konten anlegen.

Wichtige Einstellungen sind bei den Gutscheinkonten / Verrechnungskonto (1604,1370)

1. Sachkonto
2. Haken „Im Zahlungsfenster anzeigen“

Wichtige Einstellungen sind bei dem Aufwandskonto (4600)

1. Sachkonto
2. KEIN Haken „Im Zahlungsfenster anzeigen“

Konten in der Finanzbuchhaltung zuweisen

Nachdem Sie die Konten im Kontenrahmen angelegt haben, müssen Sie diese noch im Gutscheinprogramm zuweisen.

Die Zuweisung erfolgt über den Menüpunkt „Stammdaten“ →  „Firmenstamm →  „Fibu“

Dort tragen Sie bitte die angelegten Konten in die entsprechenden Felder ein.

Konten als Gutscheinkonto zuordnen

Zusätzlich muss das Gutscheinkonto in den Stammdaten als Gutscheinkonto zugeordnet werden.

Haben Sie das Menü über „Stammdaten“ →  „Zuordnen Gutscheinkonten“ geöffnet, können Sie das gewünschte Konto mit dem Pfeilsymbol zuordnen. Rechts ist der Kontenrahmen zu sehen, links die Konten die als Gutscheinkonto definiert wurden.

Gutschein ausstellen

Beim Ausstellen des Gutscheins ist folgendes zu beachten:

Abweichend von einem bezahlten Gutschein, den ein Kunde kauft, muss im Feld „Finanzkonto“ direkt das Aufwandskonto hinterlegt werden.

Dadurch wird direkt ein Aufwand gebucht und kein offener Posten erzeugt. Durch das setzen des Hakens bei „Entschädigungsgutschein“ wird automatisch das richtige Gutscheinkonto „gezogen“ und im Feld Gutscheinkonto eingetragen. (gemäß unserem Beispiel: 1604)

TIPP:

Als Rechnungsempfänger, der zwingend erforderlich ist, können Sie eine „Dummy“ Adresse anlegen. Dieser Kunde könnte zum Beispiel „Geschenkgutschein“ heißen. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Firma als Rechnungsempfänger eintragen

Konfiguration Variante 3

Um das Programm entsprechend zu konfigurieren müssen zunächst alle wichtigen Konten im Kontenrahmen angelegt werden. Bitte beachten Sie dass die Kontierung je nach verwendetem Kontenrahmen abweichen kann. Die nachfolgenden Konten dienen lediglich als Beispiel und sind austauschbar.

Benötigte Konten

Folgende Konten werden benötigt:

1. Gutscheinkonto                                            Beispiel:           1791    
   
   
2. Verrechnungskonto Gutscheineinlösung     Beispiel:           1370
   
   
3. Transitkonto Gutschein.                               Beispiel:           1372

Konten im Kontenrahmen anlegen

Um die Konten im Kontenrahmen anzulegen, öffnen Sie bitte die Gutscheinverwaltung. Im linken Menübereich finden Sie unter Stammdaten den Kontenrahmen. Dort können Sie über „neu“ die entsprechenden Konten anlegen.

Wichtige Einstellungen sind bei den Gutscheinkonten / Verrechnungskonto (1791,1370)

1. Sachkonto
2. Haken „Im Zahlungsfenster anzeigen“

Wichtige Einstellungen sind beim Transitkonto für Gutschein (1372)

1. Sachkonto
2. KEIN Haken „Im Zahlungsfenster anzeigen“

Konten in der Finanzbuchhaltung zuweisen

Nachdem Sie die Konten im Kontenrahmen angelegt haben, müssen Sie diese noch im Gutscheinprogramm zuweisen.

Die Zuweisung erfolgt über den Menüpunkt „Stammdaten“ à „Firmenstamm à „Fibu“

Dort tragen Sie bitte die angelegten Konten in die entsprechenden Felder ein.

Konten als Gutscheinkonto zuordnen

Zusätzlich muss das Gutscheinkonto in den Stammdaten als Gutscheinkonto zugeordnet werden.

Haben Sie das Menü über „Stammdaten“ à „Zuordnen Gutscheinkonten“ geöffnet, können Sie das gewünschte Konto mit dem Pfeilsymbol zuordnen. Rechts ist der Kontenrahmen zu sehen, links die Konten die als Gutscheinkonto definiert wurden.

Gutschein ausstellen

Beim Ausstellen des Gutscheins ist folgendes zu beachten:

Abweichend von einem bezahlten Gutschein, den ein Kunde kauft, wird im Feld „Finanzkonto“ automatisch das Transitkonto für Gutscheine eingetragen.

Dadurch wird direkt ein Aufwand gebucht und kein offener Posten erzeugt.

ACHTUNG:

Das Programm trägt automatisch bei einer Neuanlage das Transitkonto ein. Wird jedoch ein Rechnungsempfänger ausgewählt (was zwingend erforderlich ist) wird das Konto mit der Debitorennummer des Rechnungsempfängers überschrieben. Bitte korrigieren Sie dann das Feld „Fibu-Konto“ mit dem Transitkonto für Gutscheine.

TIPP:

Als Rechnungsempfänger, der zwingend erforderlich ist, können Sie eine „Dummy“ Adresse anlegen. Dieser Kunde könnte zum Beispiel „Geschenkgutschein“ heißen. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Firma als Rechnungsempfänger eintragen

Konfiguration Variante  4

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Um das Programm entsprechend zu konfigurieren müssen zunächst alle wichtigen Konten im Kontenrahmen angelegt werden. Bitte beachten Sie dass die Kontierung je nach verwendetem Kontenrahmen abweichen kann. Die nachfolgenden Konten dienen lediglich als Beispiel und sind austauschbar.

Benötigte Konten

Folgende Konten werden benötigt:

1. Gutscheinkonto                                                   Beispiel:           1791    
   
   
2. Verrechnungskonto Gutscheineinlösung            Beispiel:           1370

Konten im Kontenrahmen anlegen

Um die Konten im Kontenrahmen anzulegen, öffnen Sie bitte die Gutscheinverwaltung. Im linken Menübereich finden Sie unter Stammdaten den Kontenrahmen. Dort können Sie über „neu“ die entsprechenden Konten anlegen.

Wichtige Einstellungen sind bei den Gutscheinkonten / Verrechnungskonto (1791,1370)

1. Sachkonto
2. Haken „Im Zahlungsfenster anzeigen“

Konten in der Finanzbuchhaltung zuweisen

Nachdem Sie die Konten im Kontenrahmen angelegt haben, müssen Sie diese noch im Gutscheinprogramm zuweisen.

Die Zuweisung erfolgt über den Menüpunkt „Stammdaten“ →  „Firmenstamm →  „Fibu“

Dort tragen Sie bitte die angelegten Konten in die entsprechenden Felder ein.

Konten als Gutscheinkonto zuordnen

Zusätzlich muss das Gutscheinkonto in den Stammdaten als Gutscheinkonto zugeordnet werden.

Haben Sie das Menü über „Stammdaten“ →  „Zuordnen Gutscheinkonten“ geöffnet, können Sie das gewünschte Konto mit dem Pfeilsymbol zuordnen. Rechts ist der Kontenrahmen zu sehen, links die Konten die als Gutscheinkonto definiert wurden.

Gutschein ausstellen

Beim Ausstellen des Gutscheins ist folgendes zu beachten:

Wenn Sie auf „Neu“ klicken um den Gutschein zu erfassen, muss im Feld „Finanzkonto“ das Kassenkonto auf das der Gutscheine bezahlt wird eingetragen werden

Dadurch wird direkt die Kasse gebucht und kein offener Posten erzeugt.

ACHTUNG:

Das Ausstellen des Gutscheins ist gleichbedeutend mit der Zahlung des Gutscheins. Es darf keine zusätzliche Bezahlung auf den Gutschein erfasst werden, da sonst die Kasse zweimal gebucht wird.

TIPP:

Als Rechnungsempfänger, der zwingend erforderlich ist, können Sie eine „Dummy“ Adresse anlegen. Dieser Kunde könnte zum Beispiel „Geschenkgutschein“ heißen. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Firma als Rechnungsempfänger eintragen