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Sollte eine Anmeldung mit Ungültiger Login nicht möglich sein, können Sie im unteren Bereich die Funktion Passwort vergessen aufrufen. Damit können Sie sich ein neues Passwort anfordern. Anleitung hierfür: Benutzer - Passwort vergessen? |
Buchungsübersicht
Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich in der Buchungsübersicht.
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Ein Button bestätigt wurde
Ein oder mehrere Filter gesetzt wurde(n)
Ein Wortteil in der Volltextsuche eingetragen ist
Die Maske aktualisiert wurde
Aktuelle oder Vergangene Buchungen (Buttons)
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Zeigt alle aktuellen Buchungen an, bei denen das Abreisedatum ab dem heutigen Datum ist.
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Damit kann die Buchungsübersicht aktualisiert werden. Danach werden alle Buchungen der Agentur angezeigt.
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Filter
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Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:
Vorgangs- oder Rechnungsnummer
Kunde
Reiseziel
Status
Abreisedatum
Rückreisedatum
Expedient
Anzahl der Vorgänge pro Seite
Volltextsuche
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Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteilen suchen. Zum Beispiel nach Kundennamen.
Sprache
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Mit dem Symbol oben rechts kann die Sprache gewechselt werden.
Vorgangstabelle
Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Vorgänge angezeigt.
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Wenn Sie Fragen oder Klärungsbedarf zu einer Buchung haben, können Sie über den Button E-Mail eine Nachricht an den Reiseveranstalter schreiben. Es öffnet sich Ihr lokales Mailprogramm,
wobei alle wichtigen Eckdaten der Buchung automatisch in den Betreff übernommen werden.
Reiseauswahl
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Um eine neue Buchung zu beginnen, klicken Sie in der Buchungsübersicht auf Neue Buchung.
Es öffnet sich zunächst eine leere Reiseübersicht:
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Alle Reisen anzeigen
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Mit diesen Button werden alle Reisen angezeigt, die die Agentur buchen kann.
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| Info |
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Es kann sein, dass diese in den Agenturrechten eingeschränkt worden sind! |
Filter
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Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:
Reiseziel
Abreisedatum
Rückreisedatum
Kategorie
Anzahl der Vorgänge pro Seite
Volltextsuche
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Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteilen suchen. Zum Beispiel nach dem Reiseziel.
Reisetabelle
Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Reisen angezeigt.
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Es empfiehlt sich die Verfügbarkeiten dort tatsächlich zu prüfen, um nicht erst zum Schluss beim
Speichern der Buchung vom System über einen Mangel an freien Plätzen hingewiesen zu werden.
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Neue Buchung
Wenn eine Reise ausgewählt wurde, öffnet sich eine leere Buchungsmaske:
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Dauer der Reise - nur wenn es mehrere Reisedauer gibt
(Optional) Kontaktentstehung
Zustieg(e) für alle Teilnehmer auswählen - nur wenn es verfügbar ist
Kunde wählen (oder neu erfassen)
Teilnehmerdaten eingeben
Leistungspaket und Zusatzleistung(en) auswählen
Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplatz auswählen - nur wenn es verfügbar ist
(Optional) - Bemerkung verfassen
Auswahl des Buchungsstatus
Buchung prüfen - nur bei aktiver Checkliste
Buchung speichern
(Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen
Bestätigung drucken
Reiseauswahl
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Wenn die falsche Reise ausgewählt wurde oder diese ausgebucht ist, kann im Kasten Reise mit der Lupe die Maske für die Reiseauswahl aufgerufen werden.
(Optional) Dauer der Reise
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In dem Feld können Sie die Reisedauer auswählen.
(Optional) Auswahl der Kontaktentstehung
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In dem Feld können Sie die Kontaktentstehung des Kunden eintragen.
Zustieg (für alle Teilnehmer gleich)
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Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie im Kasten Reise einen Zustieg, für alle Teilnehmer wählen.
Kunde wählen oder neu erfassen
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Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Buchungsmaske zu übernehmen.
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Damit werden die Adressfelder im Kasten Kunde geleert!
Mit dem Button Speichern (Diskette) werden die eingegebenen Felder gespeichert.
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Die Neue Adresse muss, bevor man die Buchung prüft bzw. speichert, mit dem Button Speichern (Diskette) gespeichert werden!!
Wenn dieser Schritt nicht gemacht wurde, erscheint die folgende Warnmeldung beim Prüfen bzw. beim Speichern der Buchung:
Teilnehmerdaten
Teilnehmerfelder
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Geben Sie für jeden Teilnehmer mindestens den Namen und Vornamen ein.
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Eine unterschiedliche Buchungsadresse und Teilnehmeradresse wird immer dann benötigt, wenn zum Beispiel eine Jugendreise gebucht wird. Hier wird als Buchender der Erwachsene eingetragen und die Teilnehmeradresse ist der Jugendliche.
Bei Verwendung der Versicherungsschnittstelle ist das zwingend notwendig!
Leistungspaket und Zusatzleistungen
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Ein Leistungspaket besteht in der Regel aus mehreren Einzelleistungen. Durch die Buchung eines
Pakets ist sichergestellt, dass nur sinnvolle Buchungen getätigt werden können. Beispielsweise
könnte ein Paket „Doppelzimmer“ automatisch eine Busfahrt enthalten, wenn diese in jedem
Fall gebucht werden muss.
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| Info |
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Weitere Infos zu den Leistungspaketen und Zusatzleistungen finden Sie unter: |
Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplätze
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| Info |
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In den Agenturrechten kann die Sitzplatzauswahl deaktiviert sein! |
Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie einen Zustieg pro Teilnehmer wählen.
Sitzplätze pro Teilnehmer
Ist für den gewählten Zustieg ein Sitzplatzspiegel hinterlegt, können Sie den Teilnehmern Sitzplätze zuweisen.
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Ist für den gewählten Zustieg kein Sitzplatzspiegel hinterlegt, wird die folgende Meldung angezeigt:
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Buchungsstatus
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Wenn Sie alle Eingaben getätigt und den Kunden über alle wichtigen Bedingungen informiert haben, wählen Sie links neben dem Button speichern den Buchungsstatus aus.
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Bei Unklarheiten zum Buchungsstatus wenden Sie sich bitte an den Veranstalter.
Buchung prüfen
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Wenn im System eine Checkliste hinterlegt ist, klicken Sie als nächstes auf den Button Prüfen. Es wird
eine Checkliste angezeigt, die Sie nacheinander abarbeiten müssen. Es handelt sich dabei in der Regel
um Pflichtinformationen für den Kunden:
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Die Informationen kann man über den Button Anzeigen aufrufen. Die hinterlegten Dokumente können Sie bei Bedarf dem Kunden aushändigen. Bestätigen Sie jeden Punkt durch Klick auf das Ampel-Symbol. Erst wenn alle Ampeln auf grün stehen, können Sie, nachdem ein Buchungsstatus ausgewählt wurde, die Buchung speichern.
Keine Kontingente verfügbar
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Wenn Leistungen ausgebucht sind, ist eine Festbuchung nicht möglich. Diese muss dann als Wartelistenbuchung gespeichert werden.
Maximale Teilnehmeranzahl erreicht
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Wenn die maximale Teilnehmeranzahl erreicht ist, ist eine Festbuchung nicht möglich. Diese muss dann als Wartelistenbuchung gespeichert werden.
| Info |
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Die Meldung ist erkennbar dadurch, dass hier das Reiseziel und Reisethema angezeigt wird. |
Buchung speichern
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Danach klicken Sie auf den Button Speichern.
(Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen
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Wenn der Kunde eine Versicherung wünscht , können Sie diese mit dem Button Versicherung buchen.
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Ein gebuchte Versicherung wird bei den Teilnehmerleistungen, nachdem die Buchung gespeichert wurde, angezeigt.
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Rabatte
Wenn für die Reise Rabatte (z. B. Frühbucherrabatt) zur Verfügung stehen, werden diese bei dem ersten Teilnehmer angezeigt.
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Ermäßigungen
Wenn für die Reise Ermäßigungen (z. B. Kinderermäßigungen) zur Verfügung stehen, werden diese in den Teilnehmerleistungen angezeigt.
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Buchung drucken
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Wurde die Buchung erfolgreich gespeichert, können Sie über den Button Drucken die Bestätigung und ggf. weitere Dokumente als PDF abrufen.
Damit ist die Buchung abgeschlossen. Wenn Sie zurück zur Buchungsübersicht wechseln, wird Ihnen
die soeben getätigte Buchung dort angezeigt.
Neue Buchung (wenn eine Reise gebucht wurde)
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Mit diesem Button wird direkt die Maske für die Reiseauswahl aufgerufen.
Buchung bearbeiten
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Um einen Vorgang zu bearbeiten wählt man den Button Bearbeiten aus. Bevor man eine Buchung bearbeitet, muss man auf den aktuellen Bearbeitungsstatus achten (linkes Symbol).
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| Info |
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Bei der Buchung bearbeiten können keine Leistungen gelöscht oder hinzugefügt werden. Wenn das gewünscht ist, kann die E-Mail Funktion benutzt werden, damit die Leistungen gelöscht oder hinzugefügt werden soll. |
Buchung stornieren
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Eine Buchung kann über diesen Button storniert werden. Eine Stornierung ist nur vor XX Stunden vor Reisebeginn möglich (Standard 96 Stunden (4Tage)). Bitte informieren Sie sich vorher, bis wann eine Stornierung möglich ist.