Agenturbuchungsmaske - Benutzer Anleitung

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Last updated: Jul 22, 2022
11 min read

Die Agenturbuchungsmaske ist eine Webanwendung und wird über den Browser bedient.
Öffnen Sie den Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge) und geben Sie folgende Adresse ein:
Agenturbuchungsmaske

Sie kann auch auch über den folgenden Link Portal geöffnet werden. Danach die Kachel Agenturbuchungsmaske (neu) aufrufen.

Sie erhalten Ihre Anmeldedaten von Ihrem technischen Ansprechpartner

Sollte eine Anmeldung mit Ungültiger Login nicht möglich sein, können Sie im unteren Bereich die Funktion Passwort vergessen aufrufen. Damit können Sie sich ein neues Passwort anfordern.

Anleitung hierfür: Benutzer - Passwort vergessen?

Buchungsübersicht

Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich in der Buchungsübersicht.

Die Buchungen werden erst angezeigt nachdem:

  • Ein Button betätigt wurde

  • Ein oder mehrere Filter gesetzt wurde(n)

  • Ein Wortteil in der Volltextsuche eingetragen ist

  • Die Maske aktualisiert wurde

Aktuelle oder Vergangene Buchungen (Buttons)

Zeigt alle aktuellen Buchungen an, bei denen das Abreisedatum ab dem heutigen Datum ist.

Zeigt alle vergangene Buchungen an, bei denen das Abreisedatum älter ist als heute.

Damit kann die Buchungsübersicht aktualisiert werden. Danach werden alle Buchungen der Agentur angezeigt.

Filter

Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:

  • Vorgangs- oder Rechnungsnummer

  • Kunde

  • Reiseziel

  • Status

  • Abreisedatum

  • Rückreisedatum

  • Expedient

  • Anzahl der Vorgänge pro Seite

Volltextsuche

Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteilen suchen. Zum Beispiel nach Kundennamen.

Sprache

Mit dem Symbol oben rechts kann die Sprache gewechselt werden.

Vorgangstabelle

Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Vorgänge angezeigt.

Mit einem Klick auf eine Spalte kann nach dieser sortiert werden (absteigend und aufsteigend). Dies wird mit einem Pfeil und einer Zahl angezeigt. Es ist auch möglich nach mehreren Spalten zu sortieren. (Die Zahl hinter der Spalte erhöht sich dann)

Die Buchungsbestätigung und ggf. weitere für Sie hinterlegte Dokumente können Sie über den Button Drucken als PDF abrufen.

Wenn Sie Fragen oder Klärungsbedarf zu einer Buchung haben, können Sie über den Button E-Mail eine Nachricht an den Reiseveranstalter schreiben. Es öffnet sich Ihr lokales Mailprogramm, wobei alle wichtigen Eckdaten der Buchung automatisch in den Betreff übernommen werden.

Reiseauswahl

Um eine neue Buchung zu beginnen, klicken Sie in der Buchungsübersicht auf Neue Buchung.

Es öffnet sich zunächst eine leere Reiseübersicht:

Alle Reisen anzeigen

Mit diesen Button werden alle Reisen angezeigt, die die Agentur buchen kann.

Damit kann die Reiseübersicht aktualisiert werden. Danach werden alle Reisen angezeigt, die die Agentur buchen kann.

Filter

Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:

  • Reiseziel

  • Abreisedatum

  • Rückreisedatum

  • Kategorie

  • Anzahl der Vorgänge pro Seite

Volltextsuche

Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteilen suchen. Zum Beispiel nach dem Reiseziel.

Reisetabelle

Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Reisen angezeigt.

Mit einem Klick auf eine Spalte kann nach dieser sortiert werden (absteigend und aufsteigend). Dies wird mit einem Pfeil und einer Zahl angezeigt. Es ist auch möglich nach mehreren Spalten zu sortieren. (Die Zahl hinter der Spalte erhöht sich dann)

Wenn eine bei einer Reise der Termin nicht zu Verfügung steht (storniert, gesperrt, usw.) wird dieser rot angezeigt.

Beispiel Stornierte Reise:

Mit diesem Symbol wird angezeigt, wie viele Teilnehmer diese Reise bereits gebucht haben. Der Wert wird aus den Reiseeigenschaften/Termineigenschaften Max. Teilnehmer berechnet.

Wenn man auf diesen Button klickt, kann man die Kontingente eines Paketes anzeigen. Die Anzahl der Kontingente kann durch ein Agenturrecht ausgeblendet sein.

Neue Buchung

Wenn eine Reise ausgewählt wurde, öffnet sich eine leere Buchungsmaske:

Gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:

  1. Dauer der Reise - nur wenn es mehrere Reisedauer gibt

  2. (Optional) Kontaktentstehung

  3. Zustieg(e) für alle Teilnehmer auswählen - nur wenn es verfügbar ist

  4. Kunde wählen (oder neu erfassen)

  5. Teilnehmerdaten eingeben

  6. Leistungspaket und Zusatzleistung(en) auswählen

  7. Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplatz auswählen - nur wenn es verfügbar ist

  8. (Optional) - Bemerkung verfassen

  9. Auswahl des Buchungsstatus

  10. Buchung prüfen - nur bei aktiver Checkliste

  11. Buchung speichern

  12. (Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen

  13. (Optional) Einreisebestimmungen für das Reiseland drucken. (Erfordert ein Konto für Passsolution)

  14. Bestätigung drucken

Reiseauswahl

Wenn die falsche Reise ausgewählt wurde oder diese ausgebucht ist, kann im Kasten Reise mit der Lupe die Maske für die Reiseauswahl aufgerufen werden.

(Optional) Dauer der Reise

In dem Feld können Sie die Reisedauer auswählen.

(Optional) Auswahl der Kontaktentstehung

In dem Feld können Sie die Kontaktentstehung des Kunden eintragen.

Zustieg (für alle Teilnehmer gleich)

Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie im Kasten Reise einen Zustieg, für alle Teilnehmer wählen.

Kunde wählen oder neu erfassen

Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Buchungsmaske zu übernehmen.

Bei einem Neukunden können Sie die Daten direkt in die Felder im Kasten Kunde eingeben.

Wenn die Eingabefelder für die Kundendaten nicht ausreichen, können Sie über den Button Bearbeiten (Stift) die große Adressmaske öffnen.

Damit werden die Adressfelder im Kasten Kunde geleert!

Mit dem Button Speichern (Diskette) werden die eingegebenen Felder gespeichert

Teilnehmerdaten

Teilnehmerfelder

Geben Sie für jeden Teilnehmer mindestens den Namen und Vornamen ein.

Felder die mit einem Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.

Alle weiteren Felder sind grundsätzlich optional bzw. richten sich nach den Erfordernissen der Reise. Bei
manchen Reisen wird Ihnen möglicherweise ein Hinweis mit Zusatzinformationen angezeigt.

Wenn die Eingabefelder für den ersten Teilnehmer nicht ausreichen, können Sie über den Button Bearbeiten (Stift) die große Adressmaske öffnen. In dieser kann auch eine neue Teilnehmeradresse erfasst werden.

Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Teilenehmerdaten zu übernehmen.

Leistungspaket und Zusatzleistungen

Ein Leistungspaket besteht in der Regel aus mehreren Einzelleistungen. Durch die Buchung eines
Pakets ist sichergestellt, dass nur sinnvolle Buchungen getätigt werden können. Beispielsweise
könnte ein Paket „Doppelzimmer“ automatisch eine Busfahrt enthalten, wenn diese in jedem
Fall gebucht werden muss.

Zusatzleistungen können dagegen in beliebiger Anzahl hinzugebucht werden.

Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplätze

Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie einen Zustieg pro Teilnehmer wählen.

Sitzplätze pro Teilnehmer

Ist für den gewählten Zustieg ein Sitzplatzspiegel hinterlegt, können Sie den Teilnehmern Sitzplätze zuweisen.

Klicken Sie dazu auf den Button Sitzplatz.

Es öffnet sich der Sitzplatzspiegel mit allen freien (grün) und belegten (rot) Plätzen.

Es wird automatisch zwischen den Teilnehmer gewechselt.

Ist für den gewählten Zustieg kein Sitzplatzspiegel hinterlegt, wird diese Meldung angezeigt.

Buchungsstatus

Wenn Sie alle Eingaben getätigt und den Kunden über alle wichtigen Bedingungen informiert haben, wählen Sie links neben dem Button speichern den Buchungsstatus aus.

Sie haben die Möglichkeit die Buchung in einem bestimmten Status zu speichern (wenn diese vom Administrator freigegeben ist):

  • Entwurf

  • Anfrage

  • Optionsbuchung (Das Optionsdatum wird automatisch eingetragen.)

  • Warteliste

  • Festbuchung

In der Regel werden die Buchung als Festbuchungen gespeichert. Mit einer Festbuchung ist die Reise vollständig gebucht und benötigte Kontingente und Sitzplätze werden fest reserviert. Stehen nicht ausreichend Kontingente zur Verfügung, können Sie alternativ auf Warteliste buchen.

Bei Unklarheiten zum Buchungsstatus wenden Sie sich bitte an den Veranstalter.

Buchung prüfen

Wenn im System eine Checkliste hinterlegt ist, klicken Sie als nächstes auf den Button Prüfen.

Es wird eine Checkliste angezeigt, die Sie nacheinander abarbeiten müssen. Es handelt sich dabei in der Regel um Pflichtinformationen für den Kunden.

Die Informationen kann man über den Button Anzeigen aufrufen. Die hinterlegten Dokumente können Sie bei Bedarf dem Kunden aushändigen. Bestätigen Sie jeden Punkt durch Klick auf das Ampel-Symbol. Erst wenn alle Ampeln auf grün stehen, können Sie, nachdem ein Buchungsstatus ausgewählt wurde, die Buchung speichern.

Keine Kontingente verfügbar

Wenn Leistungen ausgebucht sind, ist eine Festbuchung nicht möglich. Diese muss dann als Wartelistenbuchung gespeichert werden.

Maximale Teilnehmeranzahl erreicht

Wenn die maximale Teilnehmeranzahl erreicht ist, ist eine Festbuchung nicht möglich. Diese muss dann als Wartelistenbuchung gespeichert werden.

Buchung speichern

Danach klicken Sie auf den Button Speichern.

(Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen

Wenn der Kunde eine Versicherung wünscht , können Sie diese mit dem Button Versicherung buchen.

Für die Buchung der Versicherung gibt es folgende Anleitungen:

Ein gebuchte Versicherung wird bei den Teilnehmerleistungen, nachdem die Buchung gespeichert wurde, angezeigt.

(Optional) Einreisebestimmungen

Mit den Einreisebestimmungen kann der Kunde über die aktuellen Bestimmungen des Reiselandes informiert werden.

Rabatte

Wenn für die Reise Rabatte (z. B. Frühbucherrabatt) zur Verfügung stehen, werden diese bei dem ersten Teilnehmer angezeigt.

Ermäßigungen

Wenn für die Reise Ermäßigungen (z. B. Kinderermäßigungen) zur Verfügung stehen, werden diese in den Teilnehmerleistungen angezeigt.

Buchung drucken

Wurde die Buchung erfolgreich gespeichert, kann man über den Button Drucken die Bestätigung und ggf. weitere Dokumente als PDF abrufen.

Damit ist die Buchung abgeschlossen. Wenn Sie zurück zur Buchungsübersicht wechseln, wird Ihnen
die soeben getätigte Buchung dort angezeigt.

Neue Buchung (wenn eine Reise gebucht wurde)

Mit diesem Button wird direkt die Maske für die Reiseauswahl aufgerufen.

Buchung bearbeiten

Um einen Vorgang zu bearbeiten wählt man den Button Bearbeiten aus. Bevor man eine Buchung bearbeitet, muss man auf den aktuellen Bearbeitungsstatus achten (linkes Symbol).

Symbol

Bezeichnung

 

Meldung

Symbol

Bezeichnung

 

Meldung

Buchung kann bearbeitet werden

 

Buchung im Bearbeitungsmodus

 

Vorgang hat ein anderer Benutzer in Verwendung

 

Buchung stornieren

Eine Buchung kann über den Button “Stornieren” storniert werden. Eine Stornierung ist nur vor XX Stunden vor Reisebeginn möglich (Standard 96 Stunden (4Tage)). Bitte informieren Sie sich vorher, bis wann eine Stornierung möglich ist.