| Table of Contents |
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| Info |
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Die Agenturbuchungsmaske ist eine Webanwendung und wird über den Browser bedient. Sie kann auch auch über den folgenden Link https://www.ratioapp.de/ geöffnet werden. Danach die Kachel Agenturbuchungsmaske (neu) aufrufen. |
| Tip |
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Sie erhalten Ihre Anmeldedaten von Ihrem technischen Ansprechpartner |
| Note |
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Sollte eine Anmeldung mit Ungültiger Login nicht möglich sein, können Sie im unteren Bereich die Funktion Passwort vergessen aufrufen. Damit können Sie sich ein neues Passwort anfordern. Anleitung hierfür: Benutzer - Passwort vergessen? |
Buchungsübersicht
Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich in der Buchungsübersicht.
Die Buchungen werden erst angezeigt nachdem:
Ein Button betätigt wurde
Ein oder mehrere Filter gesetzt wurde(n)
Ein Wortteil in der Volltextsuche eingetragen ist
Die Maske aktualisiert wurde
Aktuelle oder Vergangene Buchungen (Buttons)
Zeigt alle aktuellen Buchungen an, bei denen das Abreisedatum ab dem heutigen Datum ist.
Zeigt alle vergangene Buchungen an, bei denen das Abreisedatum älter ist als heute.
Damit kann die Buchungsübersicht aktualisiert werden. Danach werden alle Buchungen der Agentur angezeigt.
Filter
Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:
Vorgangs- oder Rechnungsnummer
Kunde
Reiseziel
Status
Abreisedatum
Rückreisedatum
Expedient
Anzahl der Vorgänge pro Seite
Volltextsuche
Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteilen suchen. Zum Beispiel nach Kundennamen.
Sprache
Mit dem Symbol oben rechts kann die Sprache gewechselt werden.
Vorgangstabelle
Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Vorgänge angezeigt.
Mit einem Klick auf eine Spalte kann nach dieser sortiert werden (absteigend und aufsteigend). Dies wird mit einem Pfeil und einer Zahl angezeigt. Es ist auch möglich nach mehreren Spalten zu sortieren. (Die Zahl hinter der Spalte erhöht sich dann)
Die Buchungsbestätigung und ggf. weitere für Sie hinterlegte Dokumente können Sie über den Button Drucken als PDF abrufen.
Wenn Sie Fragen oder Klärungsbedarf zu einer Buchung haben, können Sie über den Button E-Mail eine Nachricht an den Reiseveranstalter schreiben. Es öffnet sich Ihr lokales Mailprogramm, wobei alle wichtigen Eckdaten der Buchung automatisch in den Betreff übernommen werden.
Reiseauswahl
Es öffnet sich zunächst eine leere Reiseübersicht:
Alle Reisen anzeigen
Mit diesen Button werden alle Reisen angezeigt, die die Agentur buchen kann.
Damit kann die Reiseübersicht aktualisiert werden. Danach werden alle Reisen angezeigt, die die Agentur buchen kann.
| Info |
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Es kann sein, dass die Agentur nur bestimmte Reisen angezeigt bekommt, weil das in den Agenturrechten eingeschränkt worden ist! |
Filter
Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:
Reiseziel
Abreisedatum
Rückreisedatum
Kategorie
Anzahl der Vorgänge pro Seite
Volltextsuche
Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteilen suchen. Zum Beispiel nach dem Reiseziel.
Reisetabelle
Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Reisen angezeigt.
Mit einem Klick auf eine Spalte kann nach dieser sortiert werden (absteigend und aufsteigend). Dies wird mit einem Pfeil und einer Zahl angezeigt. Es ist auch möglich nach mehreren Spalten zu sortieren. (Die Zahl hinter der Spalte erhöht sich dann)
Wenn eine bei einer Reise der Termin nicht zu Verfügung steht (storniert, gesperrt, usw.) wird dieser rot angezeigt.
Beispiel Stornierte Reise:
Mit diesem Symbol wird angezeigt, wie viele Teilnehmer diese Reise bereits gebucht haben. Der Wert wird aus den Reiseeigenschaften/Termineigenschaften Max. Teilnehmer berechnet.
Wenn man auf diesen Button klickt, kann man die Kontingente eines Paketes anzeigen. Die Anzahl der Kontingente kann durch ein Agenturrecht ausgeblendet sein.
Es empfiehlt sich die Verfügbarkeiten dort tatsächlich zu prüfen, um nicht erst zum Schluss beim
Speichern der Buchung vom System über einen Mangel an freien Plätzen hingewiesen zu werden.
Neue Buchung
Wenn eine Reise ausgewählt wurde, öffnet sich eine leere Buchungsmaske:
Gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:
Dauer der Reise - nur wenn es mehrere Reisedauer gibt
(Optional) Kontaktentstehung
Zustieg(e) für alle Teilnehmer auswählen - nur wenn es verfügbar ist
Kunde wählen (oder neu erfassen)
Teilnehmerdaten eingeben
Leistungspaket und Zusatzleistung(en) auswählen
Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplatz auswählen - nur wenn es verfügbar ist
(Optional) - Bemerkung verfassen
Auswahl des Buchungsstatus
Buchung prüfen - nur bei aktiver Checkliste
Buchung speichern
(Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen
(Optional) Einreisebestimmungen für das Reiseland drucken. (Erfordert ein Konto für Passsolution)
Bestätigung drucken
Reiseauswahl
Wenn die falsche Reise ausgewählt wurde oder diese ausgebucht ist, kann im Kasten Reise mit der Lupe die Maske für die Reiseauswahl aufgerufen werden.
(Optional) Dauer der Reise
In dem Feld können Sie die Reisedauer auswählen.
(Optional) Auswahl der Kontaktentstehung
In dem Feld können Sie die Kontaktentstehung des Kunden eintragen.
Zustieg (für alle Teilnehmer gleich)
Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie im Kasten Reise einen Zustieg, für alle Teilnehmer wählen.
Kunde wählen oder neu erfassen
Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Buchungsmaske zu übernehmen.
| Info |
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In den Agenturrechten können die Adressen auf die eigenen Agenturadressen begrenzt sein. Des Weiteren werden nur die Adressen angezeigt, die auch in der freigegeben Adressgruppe sind. |
Bei einem Neukunden können Sie die Daten direkt in die Felder im Kasten Kunde eingeben.
Wenn die Eingabefelder für die Kundendaten nicht ausreichen, können Sie über den Button Bearbeiten (Stift) die große Adressmaske öffnen.
Damit werden die Adressfelder im Kasten Kunde geleert!
Mit dem Button Speichern (Diskette) werden die eingegebenen Felder gespeichert
Eine neue Adresse muss, bevor man die Buchung prüft bzw. speichert, mit dem Button Speichern (Diskette) gespeichert werden!!
Wenn dieser Schritt nicht gemacht wurde, erscheint eine Warnmeldung beim Prüfen bzw. beim Speichern der Buchung.
Teilnehmerdaten
Teilnehmerfelder
Geben Sie für jeden Teilnehmer mindestens den Namen und Vornamen ein.
Felder die mit einem Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.
Alle weiteren Felder sind grundsätzlich optional bzw. richten sich nach den Erfordernissen der Reise. Bei
manchen Reisen wird Ihnen möglicherweise ein Hinweis mit Zusatzinformationen angezeigt.
Wenn die Eingabefelder für den ersten Teilnehmer nicht ausreichen, können Sie über den Button Bearbeiten (Stift) die große Adressmaske öffnen. In dieser kann auch eine neue Teilnehmeradresse erfasst werden.
Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Teilenehmerdaten zu übernehmen.
Eine unterschiedliche Buchungsadresse und Teilnehmeradresse wird immer dann benötigt, wenn zum Beispiel eine Jugendreise gebucht wird. Hier wird als Buchender der Erwachsene eingetragen und die Teilnehmeradresse ist der Jugendliche.
Bei Verwendung der Versicherungsschnittstelle ist das zwingend notwendig!
Leistungspaket und Zusatzleistungen
Ein Leistungspaket besteht in der Regel aus mehreren Einzelleistungen. Durch die Buchung eines
Pakets ist sichergestellt, dass nur sinnvolle Buchungen getätigt werden können. Beispielsweise
könnte ein Paket „Doppelzimmer“ automatisch eine Busfahrt enthalten, wenn diese in jedem
Fall gebucht werden muss.
Zusatzleistungen können dagegen in beliebiger Anzahl hinzugebucht werden.
| Info |
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Weitere Infos zu den Leistungspaketen und Zusatzleistungen finden Sie unter: |
Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplätze
| Info |
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In den Agenturrechten kann die Sitzplatzauswahl deaktiviert sein! |
Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie einen Zustieg pro Teilnehmer wählen.
Sitzplätze pro Teilnehmer
Ist für den gewählten Zustieg ein Sitzplatzspiegel hinterlegt, können Sie den Teilnehmern Sitzplätze zuweisen.
Klicken Sie dazu auf den Button Sitzplatz.
Es öffnet sich der Sitzplatzspiegel mit allen freien (grün) und belegten (rot) Plätzen.
Es wird automatisch zwischen den Teilnehmer gewechselt.
Ist für den gewählten Zustieg kein Sitzplatzspiegel hinterlegt, wird diese Meldung angezeigt.
Buchungsstatus
Wenn Sie alle Eingaben getätigt und den Kunden über alle wichtigen Bedingungen informiert haben, wählen Sie links neben dem Button speichern den Buchungsstatus aus.
Sie haben die Möglichkeit die Buchung in einem bestimmten Status zu speichern (wenn diese vom Administrator freigegeben ist):
Entwurf
Anfrage
Optionsbuchung (Das Optionsdatum wird automatisch eingetragen.)
Warteliste
Festbuchung
In der Regel werden die Buchung als Festbuchungen gespeichert. Mit einer Festbuchung ist die Reise vollständig gebucht und benötigte Kontingente und Sitzplätze werden fest reserviert. Stehen nicht ausreichend Kontingente zur Verfügung, können Sie alternativ auf Warteliste buchen.
Bei Unklarheiten zum Buchungsstatus wenden Sie sich bitte an den Veranstalter.
Buchung prüfen
Wenn im System eine Checkliste hinterlegt ist, klicken Sie als nächstes auf den Button Prüfen.
Es wird eine Checkliste angezeigt, die Sie nacheinander abarbeiten müssen. Es handelt sich dabei in der Regel um Pflichtinformationen für den Kunden.
Die Informationen kann man über den Button Anzeigen aufrufen. Die hinterlegten Dokumente können Sie bei Bedarf dem Kunden aushändigen. Bestätigen Sie jeden Punkt durch Klick auf das Ampel-Symbol. Erst wenn alle Ampeln auf grün stehen, können Sie, nachdem ein Buchungsstatus ausgewählt wurde, die Buchung speichern.
Keine Kontingente verfügbar
Wenn Leistungen ausgebucht sind, ist eine Festbuchung nicht möglich. Diese muss dann als Wartelistenbuchung gespeichert werden.
Maximale Teilnehmeranzahl erreicht
Wenn die maximale Teilnehmeranzahl erreicht ist, ist eine Festbuchung nicht möglich. Diese muss dann als Wartelistenbuchung gespeichert werden.
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Die Meldung ist erkennbar dadurch, dass hier das Reiseziel und Reisethema angezeigt wird. |
Buchung speichern
Danach klicken Sie auf den Button Speichern.
(Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen
Wenn der Kunde eine Versicherung wünscht , können Sie diese mit dem Button Versicherung buchen.
Es können nur Buchungen versichert werden, die auch eine Rechnungsnummer haben. Das bedeutet, dass nur Festbuchungen oder Optionsbuchungen versichert werden können!
Für die Buchung der Versicherung gibt es folgende Anleitungen:
Allianz - Benutzeranleitung: Allianz - Benutzer Anleitung
ERGO - Benutzeranleitung: ERGO - Benutzer Anleitung
Hanse Merkur- Benutzeranleitung: Hanse Merkur - Benutzer Anleitung
URV- Benutzeranleitung: URV - Benutzer Anleitung
Ein gebuchte Versicherung wird bei den Teilnehmerleistungen, nachdem die Buchung gespeichert wurde, angezeigt.
(Optional) Einreisebestimmungen
Mit den Einreisebestimmungen kann der Kunde über die aktuellen Bestimmungen des Reiselandes informiert werden.
Damit diese angezeigt werden können, muss hierfür ein Konto bei Passsolution abgeschlossen werden. Die Anmeldedaten müssen anschließend in der Webplattform eingetragen werden.
Rabatte
Wenn für die Reise Rabatte (z. B. Frühbucherrabatt) zur Verfügung stehen, werden diese bei dem ersten Teilnehmer angezeigt.
Ermäßigungen
Wenn für die Reise Ermäßigungen (z. B. Kinderermäßigungen) zur Verfügung stehen, werden diese in den Teilnehmerleistungen angezeigt.
Buchung drucken
Wurde die Buchung erfolgreich gespeichert, kann man über den Button Drucken die Bestätigung und ggf. weitere Dokumente als PDF abrufen.
Damit ist die Buchung abgeschlossen. Wenn Sie zurück zur Buchungsübersicht wechseln, wird Ihnen
die soeben getätigte Buchung dort angezeigt.
Neue Buchung (wenn eine Reise gebucht wurde)
Mit diesem Button wird direkt die Maske für die Reiseauswahl aufgerufen.
Buchung bearbeiten
Um einen Vorgang zu bearbeiten wählt man den Button Bearbeiten aus. Bevor man eine Buchung bearbeitet, muss man auf den aktuellen Bearbeitungsstatus achten (linkes Symbol).
Symbol | Bezeichnung | Meldung |
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 | Buchung kann bearbeitet werden | |
 | Buchung im Bearbeitungsmodus | |
 | Vorgang hat ein anderer Benutzer in Verwendung |  |
| Info |
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Bei der Buchung bearbeiten können keine Leistungen gelöscht oder hinzugefügt werden. Wenn das gewünscht ist, kann die E-Mail Funktion benutzt werden, damit die Leistungen gelöscht oder hinzugefügt werden soll. |
Buchung stornieren
Eine Buchung kann über den Button “Stornieren” storniert werden. Eine Stornierung ist nur vor XX Stunden vor Reisebeginn möglich (Standard 96 Stunden (4Tage)). Bitte informieren Sie sich vorher, bis wann eine Stornierung möglich ist.
