| Table of Contents |
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| Info |
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Die Agenturbuchungsmaske ist eine Webanwendung und wird über den Browser bedient. Sie kann auch auch über den folgenden Link https://www.ratioapp.de/ geöffnet werden. Danach die Kachel Agenturbuchungsmaske (neu) aufrufen. |
| Infotip |
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Sie erhalten die Ihre Anmeldedaten von Ihrem technischen Ansprechpartner |
Buchungsübersicht
Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich in der Buchungsübersicht.
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Zeigt alle vergangene Buchungen an (Abreisedatum, die älter sind als heute)
Filter
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Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:
Vorgangs- oder Rechnungsnummer
Kunde
Reiseziel
Status
Abreisedatum
Rückreisedatum
Expedient
Anzahl der Vorgänge pro Seite
Volltextsuche
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Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteile suchen. Zum Beispiel nach Kundennamen.
Sprache
Mit dem Symbol oben rechts kann die Sprache gewechselt werden.
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Vorgangstabelle
Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Vorgänge angezeigt.
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Wenn Sie Fragen oder Klärungsbedarf zu einer Buchung haben, können Sie über den Button E-Mail eine Nachricht an den Reiseveranstalter schreiben. Es öffnet sich Ihr lokales Mailprogramm,
wobei alle wichtigen Eckdaten der Buchung automatisch in den Betreff übernommen werden.
Reiseauswahl
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Um eine neue Buchung zu beginnen, klicken Sie in der Buchungsübersicht auf Neue Buchung. Es öffnet sich die zunächst leere Reiseübersicht:
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Alle Reisen anzeigen
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Mit diesen Button werden alle Reisen angezeigt, die die Agentur buchen kann. Es kann sein, dass diese in den Agenturrechten eingeschränkt worden sind!
Filter
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Mit dem Filter kann nach folgenden Punkten gesucht werden:
Reiseziel
Abreisedatum
Rückreisedatum
Kategorie
Anzahl der Vorgänge pro Seite
Volltextsuche
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Mit der Volltextsuche kann man nach Wortteile suchen. Zum Beispiel nach dem Reiseziel.
Reisetabelle
Wenn ein Selektionskriterium ausgewählt wurde, werden die dazugehörigen Reisen angezeigt.
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Wenn eine bei einer Reise der Termin nicht zu Verfügung steht (storniert, gesperrt, usw.) wird dieser rot angezeigt.
Beispiel Stornierte Reise:
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Mit diesem Symbol wird angezeigt, wie viele Teilnehmer diese Reise bereits gebucht haben. Der Wert wird aus den Reiseeigenschaften/Termineigenschaften Max. Teilnehmer berechnet.
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Wenn man auf diesen Button klickt, kann man die Kontingente eines Paketes anzeigen.
Die Anzahl der Kontingente kann durch ein Agenturrecht nicht angezeigt werden.
Es empfiehlt sich die Verfügbarkeiten dort tatsächlich zu prüfen, um nicht erst zum Schluss beim
Speichern der Buchung vom System über einen Mangel an freien Plätzen hingewiesen zu werden.
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Neue Buchung
Wenn eine Reise ausgewählt wurde, werden eine leere Buchungsmaske geöffnet.
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Gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:
(Optional) Kontaktentstehung
Dauer der Reise - nur wenn mehrere Reisdauer gibt
Zustieg(e) auswählen - nur wenn es verfügbar ist
Kunde wählen (oder neu erfassen)
Teilnehmerdaten eingeben
Leistungspaket und Zusatzleistunge(n) auswählen
Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplatz auswählen - nur wenn es verfügbar ist
(Optional) - Bemerkung verfassen
Buchung prüfen - nur bei aktiver Checkliste
Auswahl des Buchungsstatus
Buchung speichern
(Optional) Versicherung mit der Versicherungsschnittstelle buchen
Bestätigung drucken
Kunde wählen oder neu erfassen
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Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Buchungsmaske zu übernehmen.
| Info |
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In den Agenturrechten können die Adressen auf die eigenen Agenturadressen begrenzt sein. Des Weiteren werden nur die Adressen angezeigt, die auch in der freigegeben Adressgruppe sind. |
Bei einem Neukunden können Sie die Daten direkt in den Felder im Kasten Kunde eingeben.
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Wenn die Eingabefelder für die Kundendaten nicht ausreichen, können Sie über den Button Bearbeiten (Stift) eine umfangreichere Maske öffnen.
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Damit werden die Adressfelder im Kasten Kunde geleert!
Mit dem Button Speichern (Diskette) werden die eingegebenen Felder gespeichert.
Zustieg (für alle Teilnehmer gleich)
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Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie im Kasten Reise einen Zustieg, für alle Teilnehmer wählen.
Teilnehmerdaten
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Geben Sie für jeden Teilnehmer mindestens den Namen ein und wählen Sie ein Leistungspaket.
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Felder die mit einem Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.
Alle weiteren Felder sind grundsätzlich optional bzw. richten sich nach den Erfordernissen der Reise. Bei
manchen Reisen wird Ihnen möglicherweise ein Hinweis mit Zusatzinformationen angezeigt.
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Wenn die Eingabefelder für den ersten Teilnehmer nicht ausreichen, können Sie über den Button Bearbeiten (Stift) eine umfangreichere Maske öffnen. In dieser kann auch eine neue Teilnehmeradresse erfasst werden.
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Wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, können Sie den Suchbutton (Lupe) anklicken. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie per Kennziffer, Name oder Adresse nach dem Bestandskunde recherchieren können. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf die entsprechende Zeile, um die Kundendaten in die Teilenehmerdaten zu übernehmen.
Eine unterschiedliche Buchungsadresse und Teilnehmeradresse wird immer dann benötigt, wenn zum Beispiel bei Buchung einer Jugendreise. Hier wird als Buchender der Erwachsene eingetragen und die Teilnehmeradresse ist der Jugendliche.
Bei Verwendung der Versicherungsschnittstelle ist das zwingend notwendig!
Pakete und Zusatzleistungen
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Ein Leistungspaket besteht in der Regel aus mehreren Einzelleistungen. Durch die Buchung eines
Pakets ist sichergestellt, dass nur sinnvolle Buchungen getätigt werden können. Beispielsweise
könnte ein Paket „Doppelzimmer“ automatisch eine Busfahrt enthalten, wenn diese in jedem
Fall gebucht werden muss. Zusatzleistungen können dagegen in beliebiger Anzahl hinzugebucht
werden.
Zustieg pro Teilnehmer und Sitzplätze
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| Info |
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In den Agenturrechten kann die Sitzplatzauswahl deaktiviert sein! |
Wenn für die Reise eine Fahrtenplanung hinterlegt ist, können Sie einen Zustieg pro Teilnehmer wählen. Ist für den gewählten Zustieg ein Sitzplatzspiegel hinterlegt, können Sie den Teilnehmern Sitzplätze zuweisen. Klicken Sie dazu auf den Suchbutton (Lupe) neben dem Feld Sitzplatz. Es öffnet sich der Sitzplatzspiegel mit
allen freien (grün) und belegten (rot) Plätzen. Es wird automatisch zwischen den Teilnehmer gewechselt.
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Buchung prüfen
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Wenn im System eine Checkliste hinterlegt ist, klicken Sie als nächstes auf den Button Prüfen. Es wird
eine Checkliste angezeigt, die Sie nacheinander abarbeiten müssen. Es handelt sich dabei in der Regel
um Pflichtinformationen für den Kunden:
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Die Informationen kann man über den Button Anzeigen aufrufen. Die hinterlegten Dokumente Sie bei Bedarf dem Kunden aushändigen. Bestätigen Sie jeden Punkt durch Klick auf das Ampel-Symbol. Erst wenn
alle Ampeln auf grün stehen, können Sie die Buchung speichern.
Buchungsstatus
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Wenn Sie alle Eingaben getätigt und den Kunden über alle wichtigen Bedingungen informiert haben, wählen Sie links neben dem Button speichern den Buchungsstatus aus.
Sie haben die Möglichkeit die Buchung in einem bestimmten Status zu speichern (wenn diese vom Administrator freigegeben ist):
Entwurf
Anfrage
Optionsbuchung (Das Optionsdatum wird automatisch eingetragen.
Warteliste
Festbuchung
In der Regel werden die Buchung als Festbuchungen gespeichert. Mit einer Festbuchung ist die Reise vollständig gebucht und benötigte Kontingente und Sitzplätze werden fest reserviert. Stehen nicht ausreichend Kontingente zur Verfügung, können Sie alternativ auf Warteliste buchen.
Buchung speichern
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Danach klicken Sie auf den Button Speichern.
Bei Unklarheiten zum Buchungsstatus wenden Sie sich bitte an den Veranstalter.
Buchung drucken
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Wurde die Buchung erfolgreich gespeichert, können Sie über den Button Drucken die Bestätigung und ggf. weitere Dokumente als PDF abrufen.
Damit ist die Buchung abgeschlossen. Wenn Sie zurück zur Buchungsübersicht wechseln, wird Ihnen
die soeben getätigte Buchung dort angezeigt.
Buchung stornieren
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Eine Buchung kann über diesen Button storniert werden. Eine Stornierung ist nur vor XX Stunden vor Reisebeginn möglich (Standard 96 Stunden (4Tage)). Bitte informieren Sie sich vorher, bis wann eine Stornierung möglich ist.
Buchung bearbeiten
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Um einen Vorgang zu bearbeiten wählt man den Button bearbeiten aus. Bevor man diese bearbeiten kann, muss man auf den aktuellen Bearbeitungsstatus achten (linkes Symbol).
Symbol | Bezeichnung | Meldung |
|---|---|---|
 | Buchung kann bearbeitet werden | |
 | Buchung im Bearbeitungsmodus | |
 | Vorgang hat ein anderer Benutzer in Verwendung |  |