Einführung

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Die ERV-Übertragung ist eine Schnittstelle für die standardisierte Übertragung der Versicherung (Prüfung, Übertragung und Erhalt einer Versicherungs-Police) für die Europäische Reise Versicherung (ERGO).

Anforderungen für die Nutzung

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Für die Nutzung der ERV-Übertragung benötigen Sie folgende RatioWw Produkte:

• RatioWw TouPac           >> Info <<       (Systemanforderungen wie RatioWw) 
• RATIOServer                 >> Info <<      (Systemanforderungen wie RatioWw, bitte ebenso Info beachten)
• Freigeschaltete ERV-Übertragung

>> Systemanforderungen << RatioWw

Vorbereitung / Einstellungen

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Um die ERV-Übertragung nutzen zu können, müssen Sie folgende Schritte vornehmen. Diese werden im Einzelnen darunter erklärt.

1. Leistungsträger anlegen
2. WEB-Plattform konfigurieren. Hierfür sind die Anmeldedaten der Europäischen Reiseversicherung (ERGO) nötig.
3. Import der Reiseversicherungen bzw. deren Abgleich

Leistungsträger anlegen

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Starten Sie RatioWw TouPac Katalog . Wechseln Sie auf den Reiter . Unter den Stammdaten finden Sie als ersten Punkt  "Leistungsträger" 

Um einen neuen Leistungsträger anzulegen, klicken Sie auf  und wählen Sie "Versicherung".

Klicken Sie rechts auf , um eine Adresse zuzuordnen. Falls noch keine vorhanden ist, drücken Sie auf  und erfassen Sie eine neue Adresse.

Klicken Sie danach auf .

Leistungen (Reiseversicherungen) anlegen

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Ab jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Anlage der Reiseversicherungen und Teilabgleich
2. Anlage einer Reiseversicherung und Vollabgleich

Was sind die Unterschiede? Welche Vor- und Nachteile ergeben sich?

Teilabgleich

Bei einem Teilabgleich werden vom System alle in RatioWw bestehende bzw. angelegte Versicherungen, des mit dem System verknüpften Leistungsträgercode (Hier "ERGO"), abgeglichen bzw. die neuen Preise eingetragen.

Gesucht wird hierbei immer die Versicherung nach dem Tarifcode. Stimmen die Werte überein, wird aktualisiert. Fehlende Tarife werden nicht in die Datenbank geschrieben.

Vorteil:    bessere Übersicht, da nur die angebotenen Versicherungen aktualisiert werden.

Nachteil: Es können nicht alle Versicherungen angeboten werden bzw. müssen ggf. nachgepflegt werden.

Vollabgleich

Beim Vollabgleich wird zunächst ein Teilabgleich gestartet; danach werden alle fehlenden Versicherungen beim verknüpften Leistungsträger eingetragen.

Vorteil:      Alle Versicherungen sind vorhanden und können gebucht werden.

Nachteile: Durch die Vielzahl der Versicherungen kann Unübersichtlichkeit herrschen. Ein Vollabgleich kann deutlich länger dauern, da mehr als 800 Datensätze geschrieben werden.

Weiteres Vorgehen beim Teilabgleich

Legen Sie alle Leistungen (=Versicherungen) unter dem Leistungsträger (im Beispiel "ERGO") nacheinander an, die Sie später auswählen / buchen können möchten.

Hierfür gehen Sie, wie folgt, vor:

Klicken Sie hierfür im aufgerufenen Leistungsträger auf . Eine Eingabemaske öffnet sich. Geben Sie bitte folgende Daten ein - der Rest, der nötig ist, um die Versicherung später buchen zu können, wird durch den Teilabgleich nachgetragen.

1. Bezeichnung der Versicherung
2. Geben Sie einen Code für RatioWw ein - dies ist ein eineindeutiger Code und kann abweichend von dem Tarifcode der Europäische Versicherung (ERGO) sein (BSP: ETX100-2019)
3. Hier muss exakt der gleiche Code eingetragen werden, wie der Tarifcode von der Europäische Versicherung (ERGO) für die einzelne Versicherung (Tarifschlüssel).

Klicken Sie am Ende auf . Die Leistung (=Versicherung) ist angelegt und kann abgeglichen werden.

Wenn Sie weitere Leistungen anlegen möchten, gehen Sie wie soeben beschrieben vor und legen Sie mit  den nächsten Datensatz an.

Sobald Sie fertig sind, schließen Sie die Maske mit  und dann lesen Sie >> hier << weiter.

Weiteres Vorgehen beim Vollabgleich

Legen Sie eine Leistung / Versicherung an, wie beim Teilabgleich oben beschrieben. Danach lesen Sie >> hier << weiter.

Konfiguration der WEB-Plattform

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Loggen Sie sich auf der WEB-Plattform an mit Administrationsrechten. >> Hier <<

Wechseln Sie ins Admin-Center.

Unter dem Reiter Grundkonfiguration wählen Sie zunächst den Bereich "Erv" im Drop-Down Menü worauf sich die Ansicht ändert:

Die Daten, die Sie hier eintragen müssen, erhalten Sie bis auf den "ltraegercode" von der Europäischen Reiseversicherung (ERGO).

Beim "ltraegercode" tragen Sie den Leistungsträgercode (in unserem Beispiel war das "ERGO") ein.

Speichern Sie die Daten mit - sollten Sie die Grundkonfiguration noch nie durchgeführt haben, so entfernen Sie den Bereich und reagieren Sie auf die Fehlermeldungen entsprechend. Danach speichern Sie erneut.

Übersicht über das Programm

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Starten Sie mit dem Aufruf des Programms - entweder aus RatioWw mit dem Button  oder mit einem Klick >> hier <<

Zunächst ein Überblick über die Startseite der ERV-Übertragung:

1. Menü WEB Portal
2. Mandanten / Benutzerübersicht WEB Portal
3. Reiter ERV-Übertragung
4. Reiter Vorgang
5. Reiter CSV-Import
6. Prüfen-Button
7. Übertragen-Button
8. Datumfeld Von
9. Datumfeld Bis
10. Status Drop-Down-Menü
11. ERV gebucht Drop-down-Menü
12. Bearbeiterauswahl Drop-down-Menü
13. Eingabefeld Rechnungsnummer
14. Suche-Starten-Button
15. Alle-Markieren - Checkbox

16. Daten-Ergebnisbereich

Hier ein Überblick über die Vorgangs- bzw. Detailseite für den Vorgang:

1. Menü WEB-Portal
2. Mandanten / Benutzerübersicht WEB-Portal
3. Reiter ERV-Übertragung
4. Reiter Vorgang
5. Reiter CSV-Import
6. Prüfen-Button
7. Übertragen-Button
8. Vorgangs-Daten Übersicht
9. Zu prüfende / übertragene Versicherungen

Hier ein Überblick über die Import Seite:

1. Menü WEB Portal
2. Mandanten / Benutzerübersicht WEB Portal
3. Reiter ERV-Übertragung
4. Reiter Vorgang
5. Reiter CSV-Import
6. Import-Datei Drop-Down-Auswahl
7. Teilabgleich-Button
8. Vollabgleich-Button
9. Ergebnistabelle bzw. gefundene vorhandene Tarife

Import der Reiseversicherungen

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Es gibt prinzipiell zwei Arten die Reiseversicherung mit der RatioWw abzugleichen: Teilabgleich und Vollabgleich. Die Vor- und Nachteile werden >> hier << erläutert.

Klicken Sie auf den Pfeil rechts in der Import-Datei Drop-Down-Auswahl und wählen Sie einen Import. Wie Sie sehen ist immer ein Datum angegeben, mit dem Sie vergleichen können, ob es bereits neue Tarifinformationen oder Preise gibt.

Klicken Sie nun auf "Teilabgleich" oder auf "Vollimport" - je nachdem für welche Option Sie sich entschieden haben.

Nach dem Klicken des entsprechendes Buttons wird der Abgleich gestartet. Oben wird mitgezählt wie viele Versicherungen bereits geupdated sind während sich der Ladekreis dreht. Rechts können Sie sehen, welche Datensätze bearbeitet sind:  Warten Sie bitte bis der Ladekreis verschwunden ist. Erst dann ist der Abgleich beendet.

Reisen buchen - was beachten?

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Nachdem nun alle Vorbereitungen abgeschlossen wurden, können Buchungen vorgenommen werden. Auch hier sind einige Schritte nötig, um den Export korrekt abschließen zu können.

Halten Sie stets diese Reihenfolge ein:

1. Neue Buchung starten und wie gewohnt Kunden (Rechnungsempfänger) mit Adresse.
2. Buchen Sie, wie gewohnt, die Leistungen für alle Teilnehmer ein (ohne Versicherungen).
3. Teilen Sie die Leistungen zunächst den Teilnehmern zu.

4. Allen Teilnehmern, denen Sie eine Versicherung verkaufen möchten, teilen Sie eine eigene (Unter-) Adresse zu.

   Jeder Teilnehmer, der eine Versicherung über Sie abschließt, muss folgende Daten in seiner Adresse hinterlegt haben:
   Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, Geburtstag, Telefonnummer, E-Mail Adresse

5. Speichern Sie die Buchung zunächst als Entwurf - die Datensätze werden geschrieben und Sie können die einzelnen Summen, sowie die Gesamtsumme in der Buchung sehen.

6. Buchen Sie jetzt die Versicherungen ein - entweder in der normalen Buchungsansicht, oder bei den Teilnehmern direkt über den Button . Vorteil des Buttons in der Teilnehmeransicht ist, dass die Versicherungen nach passenden Versicherungen durchsucht werden.

7. Teilen Sie die Versicherungen noch den Teilnehmern zu, wenn nicht bereits geschehen.
8. Wenn Sie fertig sind können Sie mit dem nächsten Abschnitt weiter machen.

Prüfung und Export

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Starten Sie mit dem Aufruf des Programms - entweder aus RatioWw mit dem Button  (dieser befindet sich in der Buchungsübersicht über der Tabelle mit den Leistungen in der Mitte) oder mit einem Klick >> hier <<

Start aus RatioWw

Wird das Programm aus RatioWw gestartet, befinden Sie sich sofort in der Vorgangs-Ansicht (2. Reiter) mit den entsprechenden Details aus dem Vorgang.

1. Zusammenfassung der (zu) übertragenen Daten.
2. Übersicht über die Buchenden.
3. PDF-Button (Produktinformationsblatt der Versicherung)
4. Policy-Nummer (wird nach Übertragung eingetragen)
5. Status (Leer=Nicht übertragen, gebucht=an Versicherung übertragen)

Sie können an dieser Stelle das PIB - Produkt-Informations-Blatt der Reise ansehen, indem Sie auf  neben dem Tarifcode in der Spalte Versicherung klicken.

Bevor die Daten exportiert/übertragen werden können, müssen die Eingaben geprüft werden. Dies können Sie über einen Klick auf den Button  erreichen.

Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, so können Sie >> hier << lesen, wie das Problem zu beheben ist.

Im Erfolgsfall wird der Datensatz grün und der Button  wird "anklickbar": 

Direkter Start des Programms

Wird das Programm direkt gestartet, befinden Sie sich in der ERV-Übersicht (1. Reiter) mit einer Übersicht aller Buchungen.

Wenn Sie eine einzelne Buchung bearbeiten möchten, können Sie entweder den Haken am Anfang der Zeile setzen und diese dann entsprechend prüfen und übertragen, oder Sie klicken in die Zeile, um sich für den Vorgang die Details anzusehen.

Wenn Sie (z.B. am Anfang eines Monats) alle Vorgänge gleichzeitig abarbeiten möchten, so setzen Sie das Datum entsprechend und klicken auf die Lupe  zum Suchen bzw. um die Ansicht zu aktualisieren. Danach klicken Sie auf die "Alle-Auswählen Checkbox". Somit sind alle Vorgänge ausgewählt. Klicken Sie anschließend auf  - die Datensätze werden nun einzeln geprüft. Im Fall eines Fehlers wird der Datensatz komplett Rot, auch wenn nur ein einzelner Fehler besteht. Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, so können Sie >> hier << einsehen, wie das Problem zu beheben ist.

Alle Vorgänge ohne Fehler werden übertragen. Alle Vorgänge mit Fehlern müssen erst überarbeitet werden und können anschließend übertragen werden. Bitte diese dann einfach wieder einzeln auswählen (Spalte "Status" beachten), erneut auf  und anschließend auf  klicken.

Fehlermeldungen

Fehlermeldungen sind leider nicht immer vermeidbar. Hier erfahren Sie wie Sie mit den einzelnen Fehlermeldungen umgehen können, um diese zu beheben.