DSGVO- Benutzerleitfaden

Owned by Rafail Petridis
Last updated: Oct 12, 2020
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Inhaltsverzeichnis

 

1. Datensicherung anlegen

Bevor Sie das DSGVO-Programm starten, müssen Sie vorab eine Datensicherung anlegen!

Während der Sicherung, darf niemand mit RATIO arbeiten!

Die Datensicherung dient dazu, dass im Falle einer falschen Durchführung, immer noch auf die ursprünglichen Daten zurück gegriffen werden kann.

Das Datensicherungstool finden Sie in der Suchleiste im RatioWw-Ordner.

Der Aufbau ist relativ simple und leicht zu verstehen. Im unteren Bild sehen Sie, wie das Tool aussieht. Rot markiert, sehen Sie den Namen Ihrer Datenbank.

Sollten Sie mehrere Datenbanken haben, die gleichzeitig laufen, müssen Sie diesen Ablauf für jede Einzelne durchführen!

Als Erstes müssen Sie nach dem Start der Datenbank auf “Sichern” klicken.

Nachdem Sie auf “Sichern” geklickt haben, wird ein Fenster auftauchen, auf dem Sie entscheiden müssen, wo die Datensicherung abgelegt werden soll.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie die Sicherung ablegen sollen, informieren Sie sich bei Ihren EDV-Betreuer!

Wenn Sie den Ort für die Sicherung bestimmt haben, wird die Datensicherung laufen. An der Taskleiste wird ein Fenster auftauchen. Dieses dürfen Sie nicht schließen!

Nachdem die Datensicherung abgeschlossen ist, wird das oben angezeigte Fenster verschwinden und Sie werden folgendes Bild erhalten.

Sie können das Programm jetzt schließen.

2. Das Programm starten

Das Programm finden Sie in der Suchleiste im RatioWw-Ordner unter DSGVO:

Wenn Sie auf DSGVO klicken, öffnet sich das Programm.

Wenn der Durchlauf der Adressen abgeschlossen wurde, wird folgende Meldung erscheinen:

 

3. Maßnahme der Durchführung auswählen

Es gibt insgesamt fünf Maßnahmen, die Sie auswählen können:

Maßnahme

Definition

Maßnahme

Definition

Bereinige Adresse / Angebote

  1. Diese Aufgabe bereinigt alle Adressen, bei denen die Datenschutzeinwilligung nicht vorliegt

  2. Es werden alle Adressen von Angeboten unkenntlich gemacht, bei denen nach 6 Monaten (180 Tage) keine Einwilligung für das Angebot vorliegt und der Auftrag nicht erteilt wurde
    --> Wenn ein Auftrag vorliegt, wird die Adresse nicht unkenntlich gemacht

  3. Es werden nur Debitoren bereinigt

Die neu erfassten Adressen müssen hierfür älter als 10 Tage sein (Ausgehend vom “Erfasst am“-Datum)

Bereinige Adressen 2 Jahre nach Reiseende

  1. Diese Aufgabe bereinigt alle Kundendaten, 2 Jahre nach Reiseende und innerhalb der letzten 10 Jahre, welche aufbewahrungspflichtig sind.

  2. Bereinigt werden hier nur personenbezogene Daten, wie z.B. Passnummer, E-Mail, Geburtstag, Telefon1, Fax

Bereinige Kontaktdaten

Diese Aufgabe löscht alle Kontaktdaten von den bereits bereinigten Adressen

→ Bereinigte Adressen haben unter Nachname = Adresse laut DSGVO bereinigt

Lösche Passdaten aus Adresse

Diese Aufgabe löscht die Passdaten 31 Tage nach dem Reiseende

TouPac Lösche Passdaten aus Teilnehmer

Diese Aufgabe löscht im TouPac die Passdaten aus den Teilnehmern, 31 Tage nach dem Reiseende

Die Durchführung erfolgt in 5 Schritten:

  1. Den Durchlauf starten

  2. Die Maßnahme auswählen

  3. Auf “Jetzt Durchführen“ klicken

  4. Die Adresse auswählen

  5. Die “gewählte Adresse deaktivieren“

 

Falls es keine Adressen zur Bereinigung geben sollte, erscheint folgende Meldung:

Wenn Sie mit allem fertig sind, können Sie das Programm schließen.